SAMVERKANSARENOR I FALUN

 

Systematiskt samverkansarbete, SSA

I Falun träffas regelbundet utvald personal från de myndigheter som är Finsam-Faluns ägare. De kartlägger systematiskt hur samverkan mellan myndigheterna fungerar i kommunen och upprättar handlingsplaner för konkreta förbättringar. Finsam finansierar konferenser och workshops. Processen har fått namnet SSA, systematiskt samverkansarbete.

Under 2015 såg den operativa chefsgruppen – som består av enhetschefer från parterna – ett behov av att samla medarbetarna för att mer systematiskt och strukturellt arbeta med att utveckla samverkan.

Tidigare hade Finsam-Falun arrangerat konferenser där varje myndighet fått informera om sitt uppdrag och sina medel. Även om konferenserna innebar ett uppskattat erfarenhetsutbyte, ledde de  inte till konkreta förbättringar av det vardagliga samverkansarbetet.

Värdeflödeskartläggning

Operativa chefsgruppen tog därför initiativ till ett nytt upplägg. På Försäkringskassan hade man använt metoden värdeflödeskartläggning. Metoden bygger på att kartlägga flöden av aktiviteter och bedöma dem utifrån värdet för kunden, snarare än ur handläggarens perspektiv. När flödena synliggörs blir det lätt att lokalisera eventuella stopp i flödena, för att sedan komma på förbättringar som skrivs ner i handlingsplaner.

Operativa chefsgruppen ville tillämpa metoden på samverkansflöden mellan parterna och därigenom identifiera systemfaktorer som hindrade ärenden från att komma i mål.

Projekt på socialförvaltningen

Vid samma tid hade socialförvaltningen startat ett projekt för att kartlägga hur förvaltningen arbetade med samverkan mot andra myndigheter. Där arbetade man i tre grupper:

  • Samverkan ungdomar
  • Samverkan Försäkringskassan/Landstinget
  • Samverkan Arbetsförmedlingen/arbetsmarknadsenheten

Operativa chefsgruppen föreslog att dessa tre grupper skulle förstärkas med personal från övriga myndigheter.

Tvådagarskonferens blev startskottet

När flödena synliggjordes blev förbättringsområdena tydliga.

När flödena synliggjordes blev förbättringsområdena tydliga.

Startskottet för processen blev en konferens hösten 2015. Operativa chefsgruppen valde ut deltagare från sina egna organisationer, personal med mandat att fortsätta arbetet efter konferensen. De tre grupperna från socialförvaltningen fylldes på med personal från Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan,arbetsmarknadsenheten, LSS, Primärvården och Psykiatrin.

Under ledning av verksamhetsutvecklare från Försäkringskassan började man värdeflödeskartläggningen. Varje grupp arbetade med ett avidentifierat typfall. Alla aktiviteter som skett för individen synliggjordes genom post it-lappar i rätt tidsföljd.

Flödet i respektive ärende blev tydligt: ingångar, kontaktvägar, väntetider, olika ansvarsområden, vilka aktiviteter som var av värde – dvs innebar att personen närmade sig arbetsmarknaden.

Handlingsplaner

På den uppföljande konferensen i december diskuterades handlingsplaner. De operativa cheferna – som aktivt medverkar i processen – var tydliga med att förbättringar ska rymmas inom det ordinarie uppdraget och med de verktyg som myndigheterna redan förfogar över. De ska kunna ”bestämmas på fredag och provas på måndag”.

Långsiktigt arbete

För att verkligen åstadkomma långsiktiga strukturella förbättringar ska arbetet fortsätta med regelbundna träffar och konferenser för att göra handlingsplaner.

Några medel för värdeflödeskartläggning eller för att träffas över myndighetsgränserna finns inte i parternas budgetar.

Finsam-Falun finansierar konferenskostnader då grupperna samlas för uppföljning och fortsatt utveckling.

För mer information, kontakta:

Petra Palmestål, förbundschef, tel 023-826 35

Finsam-Falun fantastiskt exempel

Nationella nätverket för samordningsförbund, NNS, ger ut en skriftserie och nu har nr 1 2016 utkommit. Den heter “Exempel på insatser med fantastiska resultat – och vad den finansiella samordningen möjliggör” och innehåller en rad goda exempel på insatser från samordningsförbunden ute i landet. Finsam-Falun representeras med ett kapitel om värdeflödeskartläggningen, skrivet av förbundschefen Petra Palmestål och Anna Hallberg som är enhetschef på Försäkringskassan i Dalarna. Du kan läsa deras bidrag i rapporten, som du hittar här (pdf, öppnas i nytt fönster).